Cum folosim datele · Concursul de desene

Proiect în curs de verificare juridică. Versiunea finală se publică înainte de 16.11.2026.

Concursul de desene „Crăciunul, desenat de cei mici. Ediția I, 2026”

Această notă explică ce date colectăm despre dumneavoastră și despre copilul dumneavoastră în cadrul concursului, de ce le colectăm, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Legii nr. 190/2018.

1. Cine prelucrează datele (operatorul)

Bistro Arabica SRL (Origins Coffee & Drinks), CUI RO36205635, J2016001204055, Str. Transilvaniei nr. 9, Oradea, jud. Bihor. Contact pentru orice întrebare sau cerere privind datele: contact@originscafe.ro, telefon 0740 038 569.

Operatorul nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), întrucât nu are această obligație.

2. Ce date colectăm

Despre cine: Copil
Date: prenumele, vârsta împlinită, categoria de vârstă, desenul (originalul și, pentru desenele selectate, scanarea), codul desenului
Când: la înscriere

Despre cine: Părinte / reprezentant legal
Date: numele și prenumele, numărul de telefon, calitatea (părinte sau tutore), semnătura, data, opțiunile bifate
Când: la înscriere

Despre cine: Părinte / reprezentant legal
Date: preînregistrarea online (aceleași date, fără semnătură); preînregistrarea este opțională și nu confirmă participarea
Când: opțional, la xmas.originscafe.ro/desen

Despre cine: Copil, numai cu opțiunea „Galerie”
Date: desenul, codul desenului și grupa de vârstă; prenumele și vârsta copilului numai cu acordul de atribuire („Nume”), pe pagina publică a desenului
Când: de regulă în aproximativ 24 de ore de la depunere

Despre cine: Copil și/sau Părinte, numai cu acordul foto/video
Date: fotografii, înregistrări video, înregistrări audio
Când: la anunțarea rezultatelor, la întâlnirea din 19.12.2026

Despre cine: Copil și Părinte, numai pentru desenele selectate
Date: confirmarea ortografiei prenumelui, opțiunea de atribuire, acceptarea premiului, acordul de reproducere reconfirmat, numărul de persoane la întâlnire
Când: la notificare

Despre cine	Date	Când
Copil	prenumele, vârsta împlinită, categoria de vârstă, desenul (originalul și, pentru desenele selectate, scanarea), codul desenului	la înscriere
Părinte / reprezentant legal	numele și prenumele, numărul de telefon, calitatea (părinte sau tutore), semnătura, data, opțiunile bifate	la înscriere
Părinte / reprezentant legal	preînregistrarea online (aceleași date, fără semnătură); preînregistrarea este opțională și nu confirmă participarea	opțional, la xmas.originscafe.ro/desen
Copil, numai cu opțiunea „Galerie”	desenul, codul desenului și grupa de vârstă; prenumele și vârsta copilului numai cu acordul de atribuire („Nume”), pe pagina publică a desenului	de regulă în aproximativ 24 de ore de la depunere
Copil și/sau Părinte, numai cu acordul foto/video	fotografii, înregistrări video, înregistrări audio	la anunțarea rezultatelor, la întâlnirea din 19.12.2026
Copil și Părinte, numai pentru desenele selectate	confirmarea ortografiei prenumelui, opțiunea de atribuire, acceptarea premiului, acordul de reproducere reconfirmat, numărul de persoane la întâlnire	la notificare

Nu colectăm: data nașterii, CNP, acte de identitate, adresă, școală sau grădiniță. La înscriere nu cerem adresă de e-mail; o adresă de e-mail se folosește doar la votul online, după cum arătăm mai jos. Vârsta copilului este declarată de dumneavoastră. Desenul nu trebuie să conțină numele copilului.

Votul public online (regulament, art. 9¹): pentru a vota, oricine introduce o adresă de e-mail, la care primește un cod din 6 cifre. Adresa se folosește pentru trimiterea codului. Pentru a număra un singur vot pe desen de la aceeași adresă se păstrează o amprentă criptografică (HMAC) a adresei, calculată cu o cheie secretă; adresa în clar nu se păstrează.

Măsurarea campaniei: numărăm pe site, în propriul sistem, pașii campaniei (de exemplu, preînregistrări, desene depuse, voturi confirmate, distribuiri), fără nume, telefoane, adrese de e-mail sau coduri de desen. Nu transmitem datele copiilor sau ale părinților niciunui furnizor de analiză sau de publicitate.

3. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

Scop: Organizarea concursului: înregistrarea desenului, atribuirea codului, încadrarea pe categorii, jurizarea anonimizată, expunerea desenului fără nume, contactarea dumneavoastră dacă desenul este selectat, returnarea originalului
Date: datele copilului de la §2, datele Părintelui de la §2
Temei: pentru datele copilului: consimțământul dumneavoastră, ca părinte sau reprezentant legal (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, corelat cu art. 8 GDPR pentru preînregistrarea online); pentru datele dumneavoastră: executarea regulamentului acceptat prin înscriere (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau interesul legitim al operatorului de a organiza concursul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Scop: Publicarea desenului în galeria online, votul public (numai pentru desenele cu acord de reproducere) și previzualizarea automată pe pahar (numai cu acord pentru galerie și acord de reproducere; nu este tipărire și nu înseamnă selecție)
Date: desenul, categoria, vârsta, prenumele (numai cu atribuirea cu prenume)
Temei: consimțământul dumneavoastră, prin opțiunea separată „Galerie”; îl puteți retrage oricând, iar desenul iese din galerie și din vot

Scop: Reproducerea desenului selectat pe pahare și în comunicarea campaniei, cu mențiunea prenumelui și a vârstei (dacă ați optat pentru aceasta)
Date: desenul scanat, prenumele, vârsta
Temei: consimțământul dumneavoastră, prin acordul de reproducere; atribuirea cu prenume este o opțiune separată

Scop: Anunțarea publică a desenelor selectate (în locații, pe originscafe.ro, pe conturile de social media)
Date: desenul, categoria, vârsta, prenumele (numai cu opțiunea de atribuire)
Temei: consimțământul dumneavoastră

Scop: Fotografii și înregistrări video la anunț și la întâlnirea din 19.12.2026 și folosirea lor în comunicarea campaniei
Date: imaginea copilului și/sau a dumneavoastră
Temei: consimțământul dumneavoastră, separat, opțional și revocabil

Scop: Informații despre programul Origins Circle
Date: numele și telefonul dumneavoastră
Temei: consimțământul dumneavoastră, prin bifa separată, opțională, nebifată implicit

Scop: Evidența premiilor acordate și eventuale obligații fiscale sau contabile
Date: datele câștigătorilor, valoarea premiului
Temei: obligația legală a operatorului (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

Scop: Dovada derulării corecte a concursului, soluționarea sesizărilor, apărarea drepturilor operatorului
Date: procesul-verbal al juriului, fișele de punctaj (pe coduri), formularele semnate, sesizările
Temei: interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR)

Scop	Date	Temei
Organizarea concursului: înregistrarea desenului, atribuirea codului, încadrarea pe categorii, jurizarea anonimizată, expunerea desenului fără nume, contactarea dumneavoastră dacă desenul este selectat, returnarea originalului	datele copilului de la §2, datele Părintelui de la §2	pentru datele copilului: consimțământul dumneavoastră, ca părinte sau reprezentant legal (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, corelat cu art. 8 GDPR pentru preînregistrarea online); pentru datele dumneavoastră: executarea regulamentului acceptat prin înscriere (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau interesul legitim al operatorului de a organiza concursul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
Publicarea desenului în galeria online, votul public (numai pentru desenele cu acord de reproducere) și previzualizarea automată pe pahar (numai cu acord pentru galerie și acord de reproducere; nu este tipărire și nu înseamnă selecție)	desenul, categoria, vârsta, prenumele (numai cu atribuirea cu prenume)	consimțământul dumneavoastră, prin opțiunea separată „Galerie”; îl puteți retrage oricând, iar desenul iese din galerie și din vot
Reproducerea desenului selectat pe pahare și în comunicarea campaniei, cu mențiunea prenumelui și a vârstei (dacă ați optat pentru aceasta)	desenul scanat, prenumele, vârsta	consimțământul dumneavoastră, prin acordul de reproducere; atribuirea cu prenume este o opțiune separată
Anunțarea publică a desenelor selectate (în locații, pe originscafe.ro, pe conturile de social media)	desenul, categoria, vârsta, prenumele (numai cu opțiunea de atribuire)	consimțământul dumneavoastră
Fotografii și înregistrări video la anunț și la întâlnirea din 19.12.2026 și folosirea lor în comunicarea campaniei	imaginea copilului și/sau a dumneavoastră	consimțământul dumneavoastră, separat, opțional și revocabil
Informații despre programul Origins Circle	numele și telefonul dumneavoastră	consimțământul dumneavoastră, prin bifa separată, opțională, nebifată implicit
Evidența premiilor acordate și eventuale obligații fiscale sau contabile	datele câștigătorilor, valoarea premiului	obligația legală a operatorului (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).
Dovada derulării corecte a concursului, soluționarea sesizărilor, apărarea drepturilor operatorului	procesul-verbal al juriului, fișele de punctaj (pe coduri), formularele semnate, sesizările	interesul legitim al operatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR)

Pentru desenele care nu sunt selectate, datele se folosesc exclusiv pentru organizarea concursului și pentru returnarea desenului.

4. Cine are acces la date (destinatarii)

Destinatar: Personalul Origins din cele trei locații
Ce primește: formularul la depunere, codul, desenul expus
În ce calitate: personalul operatorului, instruit

Destinatar: Juriul (trei persoane, dintre care una din afara operatorului)
Ce primește: numai desenul, codul și categoria; nu vede numele
În ce calitate: persoane cu obligație de confidențialitate; datele Părinților nu le sunt transmise

Destinatar: Epic Digital Hub (agenție de marketing, Oradea)
Ce primește: formularele codurilor selectate, scanările, prenumele și vârsta pentru atribuire, imaginile foto/video cu acord
În ce calitate: persoană împuternicită de operator, pe bază de contract; nu folosește datele în scop propriu

Destinatar: Furnizorul de tipar al paharelor
Ce primește: fișierul desenului selectat și, dacă ați optat, prenumele și vârsta pentru mențiunea autorului
În ce calitate: persoană împuternicită, pe bază de contract, cu obligația ștergerii fișierelor după producție.

Destinatar: Furnizorul de găzduire al platformei xmas.originscafe.ro (înscriere online, galerie și vot)
Ce primește: datele introduse online
În ce calitate: persoană împuternicită; servere în Uniunea Europeană

Destinatar: Platformele de social media (Meta: Instagram și Facebook) și vizitatorii originscafe.ro
Ce primește: desenul selectat, vârsta, prenumele (cu opțiune), imaginile (cu acord)
În ce calitate: publicare; platformele prelucrează datele conform politicilor proprii, ca operatori independenți

Destinatar: Autorități publice
Ce primește: numai dacă legea o cere
În ce calitate: la solicitare legală

Destinatar	Ce primește	În ce calitate
Personalul Origins din cele trei locații	formularul la depunere, codul, desenul expus	personalul operatorului, instruit
Juriul (trei persoane, dintre care una din afara operatorului)	numai desenul, codul și categoria; nu vede numele	persoane cu obligație de confidențialitate; datele Părinților nu le sunt transmise
Epic Digital Hub (agenție de marketing, Oradea)	formularele codurilor selectate, scanările, prenumele și vârsta pentru atribuire, imaginile foto/video cu acord	persoană împuternicită de operator, pe bază de contract; nu folosește datele în scop propriu
Furnizorul de tipar al paharelor	fișierul desenului selectat și, dacă ați optat, prenumele și vârsta pentru mențiunea autorului	persoană împuternicită, pe bază de contract, cu obligația ștergerii fișierelor după producție.
Furnizorul de găzduire al platformei xmas.originscafe.ro (înscriere online, galerie și vot)	datele introduse online	persoană împuternicită; servere în Uniunea Europeană
Platformele de social media (Meta: Instagram și Facebook) și vizitatorii originscafe.ro	desenul selectat, vârsta, prenumele (cu opțiune), imaginile (cu acord)	publicare; platformele prelucrează datele conform politicilor proprii, ca operatori independenți
Autorități publice	numai dacă legea o cere	la solicitare legală

Nu vindem și nu cedăm datele unor terți în scop de marketing. Datele nu sunt transferate în afara Uniunii Europene, cu excepția publicării pe platformele de social media, care pot stoca date și în afara UE conform garanțiilor proprii.

5. Cât timp păstrăm datele

Date: Formularele de înscriere, registrul de coduri, preînregistrările online, desenele originale neridicate
Păstrare: până la 31.01.2027
Ce se întâmplă apoi: distrugere fizică, ștergere electronică

Date: Fișele de punctaj și procesul-verbal al juriului (pe coduri)
Păstrare: până la 31.01.2027
Ce se întâmplă apoi: distrugere

Date: Acordul de reproducere, acceptarea premiului și scanarea desenului, pentru cele 10 desene selectate
Păstrare: pe durata licenței de reproducere (propunere: 3 ani de la 01.12.2026) și, după aceea, pe termenul în care operatorul își poate apăra drepturile.
Ce se întâmplă apoi: ștergere; scanarea nu se mai folosește după expirarea licenței

Date: Fotografii și înregistrări video (cu acord)
Păstrare: până la retragerea acordului sau până la 3 ani, la fel ca licența
Ce se întâmplă apoi: ștergere din arhivă; pentru publicările deja făcute, vezi acordul foto/video

Date: Datele pentru evidența premiilor
Păstrare: termenul prevăzut de legislația fiscală și contabilă
Ce se întâmplă apoi: arhivare conform legii

Date: Datele pentru Origins Circle (cu bifă)
Păstrare: conform politicii de confidențialitate a programului Origins Circle
Ce se întâmplă apoi: conform politicii programului

Date	Păstrare	Ce se întâmplă apoi
Formularele de înscriere, registrul de coduri, preînregistrările online, desenele originale neridicate	până la 31.01.2027	distrugere fizică, ștergere electronică
Fișele de punctaj și procesul-verbal al juriului (pe coduri)	până la 31.01.2027	distrugere
Acordul de reproducere, acceptarea premiului și scanarea desenului, pentru cele 10 desene selectate	pe durata licenței de reproducere (propunere: 3 ani de la 01.12.2026) și, după aceea, pe termenul în care operatorul își poate apăra drepturile.	ștergere; scanarea nu se mai folosește după expirarea licenței
Fotografii și înregistrări video (cu acord)	până la retragerea acordului sau până la 3 ani, la fel ca licența	ștergere din arhivă; pentru publicările deja făcute, vezi acordul foto/video
Datele pentru evidența premiilor	termenul prevăzut de legislația fiscală și contabilă	arhivare conform legii
Datele pentru Origins Circle (cu bifă)	conform politicii de confidențialitate a programului Origins Circle	conform politicii programului

Paharele tipărite, odată distribuite clienților, nu pot fi retrase; mențiunea autorului de pe ele rămâne așa cum a fost tipărită.

6. Drepturile dumneavoastră

Aveți, pentru dumneavoastră și în numele copilului, următoarele drepturi prevăzute de GDPR:

acces la datele pe care le prelucrăm;
rectificare (de exemplu, corectarea ortografiei prenumelui);
ștergere, în condițiile legii;
restricționarea prelucrării;
portabilitatea datelor furnizate pe bază de consimțământ, dacă este aplicabilă;
opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim;
retragerea consimțământului în orice moment, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării făcute înainte de retragere. Efectele retragerii asupra materialelor deja tipărite sau publicate sunt descrise în acordul de reproducere și în acordul foto/video.

Cererile se trimit la contact@originscafe.ro sau se depun la oricare locație Origins. Răspundem în cel mult o lună de la primire; termenul poate fi prelungit în cazurile prevăzute de lege, cu informarea dumneavoastră. Pentru a vă identifica, vă putem cere codul desenului și numărul de telefon folosit la înscriere; nu vă cerem copii după acte de identitate.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, precum și să vă adresați instanțelor de judecată.

7. Decizii automate

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor și nu creăm profiluri. Selecția desenelor este făcută de un juriu format din oameni, pe baza desenului, fără acces la numele participanților.

8. Caracterul furnizării datelor

Datele de la §2 (rândurile „la înscriere”) sunt necesare pentru înscrierea în selecție. Fără ele, desenul poate fi expus în cafenea, dar nu poate fi jurizat și nu vă putem contacta. Cele cinci opțiuni separate din formular (galerie, reproducere, atribuire, foto/video, Origins Circle) sunt nebifate în prealabil și niciuna nu condiționează participarea. Fără acordul de reproducere, desenul nu poate fi selectat pentru pahar și nu poate fi votat online; celelalte opțiuni nu au niciun efect asupra selecției.

9. Securitatea datelor

Formularul se află pe spatele foii de desen. Foile depuse se păstrează în plicul sigilat al locației; la expunere, foaia se prinde cu spatele spre perete, iar juriul vede doar fața. Formularul se citește doar pentru codurile selectate, după jurizare. Personalul nu fotografiază și nu transcrie formularele în dispozitive personale. Datele electronice se păstrează pe sisteme cu acces restrâns, situate în Uniunea Europeană.

10. Modificări ale notei

Dacă această notă se modifică pe durata concursului, versiunea actualizată se publică pe originscafe.ro și se afișează în locații, cu data modificării.